GASで複数人の予定をまとめて登録・通知する方法

もう予定調整で消耗しない！GASで複数人のスケジュール登録と通知を自動化して、スマートな働き方を実現しましょう。

GASで複数人スケジュール管理を効率化！

複数人の予定調整、意外と手間がかかりますよね。Google Apps Script (GAS) を使えば、この煩雑な作業を自動化し、スケジュール管理を劇的に効率化できます。この記事では、GASを使って複数人の予定をまとめて登録・通知する方法をステップバイステップで解説します。

会議のスケジュール調整、チームメンバーの空き時間確認、リマインダー送信など、GASを活用することで、日々の業務をよりスムーズに進めることができるでしょう。

GASでスケジュール登録・通知システム構築の基本

まずは、GASでスケジュール登録・通知システムを構築するための基本的な流れを見ていきましょう。

1. Google スプレッドシートの準備: 参加者の名前、メールアドレス、予定の内容、開始時間、終了時間などを入力するスプレッドシートを作成します。

2. GASプロジェクトの作成: Google スプレッドシートからGASプロジェクトを作成し、スクリプトエディタを開きます。

3. スクリプトの記述: スプレッドシートからデータを読み込み、Google カレンダーに予定を登録し、参加者に通知メールを送信するスクリプトを記述します。

4. トリガーの設定: スクリプトを自動的に実行するためのトリガーを設定します。時間主導型トリガーや、スプレッドシートの編集時トリガーなどが利用できます。

5. 動作確認と改善: スクリプトの動作を確認し、必要に応じて修正や改善を行います。

以降で、これらのステップを詳しく解説していきます。

スプレッドシートの準備：データ構造を設計

GASでスケジュールを登録するために、まずは情報を整理するためのスプレッドシートを作成します。以下の項目を列として用意しましょう。

* 参加者名: 予定に参加する人の名前

* メールアドレス: 参加者に通知を送るためのメールアドレス

* 予定名: 会議やイベントのタイトル

* 開始日時: 予定の開始日時（例：2024/04/20 10:00）

* 終了日時: 予定の終了日時（例：2024/04/20 11:00）

* 備考: 予定に関する補足情報

このスプレッドシートのIDは、GASのスクリプトで後ほど使用しますので、控えておきましょう。

スプレッドシートの例
| 参加者名 | メールアドレス | 予定名 | 開始日時 | 終了日時 | 備考 |
| -------- | -------- | -------- | -------- | -------- | -------- |
| 山田太郎 | taro.yamada@example.com | チーム会議 | 2024/04/20 10:00 | 2024/04/20 11:00 |  |
| 田中花子 | hanako.tanaka@example.com | 顧客訪問 | 2024/04/21 13:00 | 2024/04/21 15:00 |  |

GASスクリプト：カレンダー登録と通知

スプレッドシートの準備ができたら、GASのスクリプトを作成します。以下のコードは、スプレッドシートからデータを読み込み、Googleカレンダーに予定を登録し、参加者にメールで通知する基本的な例です。

GAS:
// スプレッドシートのID
var spreadsheetId = 'YOUR_SPREADSHEET_ID';

// カレンダーのID
var calendarId = 'YOUR_CALENDAR_ID';

function registerSchedules() {
  var ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);
  var sheet = ss.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  // ヘッダー行をスキップ
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var row = data[i];
    var participantName = row[0];
    var email = row[1];
    var eventTitle = row[2];
    var startTime = new Date(row[3]);
    var endTime = new Date(row[4]);
    var description = row[5];

    // Googleカレンダーに予定を登録
    var calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
    var event = calendar.createEvent(eventTitle,
                                   startTime,
                                   endTime,
                                   {description: description, guests: email});

    // メールで通知
    var subject = '【予定登録】' + eventTitle;
    var body = participantName + '様

以下の予定が登録されました。

予定名：' + eventTitle + '
開始日時：' + startTime + '
終了日時：' + endTime + '
備考：' + description + '

';
    MailApp.sendEmail(email, subject, body);
  }
}

上記のスクリプトでは、YOUR_SPREADSHEET_IDとYOUR_CALENDAR_IDを実際のスプレッドシートIDとカレンダーIDに置き換える必要があります。

また、このスクリプトを実行するには、GoogleカレンダーAPIとGmail APIの承認が必要です。

トリガー設定：自動実行を可能に

GASのトリガーを設定することで、スクリプトを自動的に実行できます。たとえば、1時間ごとにスプレッドシートをチェックし、新しい予定があればカレンダーに登録して通知を送る、といった処理を自動化できます。

GASエディタの左側のメニューから「トリガー」を選択し、「トリガーを追加」をクリックします。時間主導型トリガーを選択し、実行する時間間隔を設定します。

スプレッドシートが編集されたときにトリガーを実行することも可能です。この場合は、「スプレッドシートから」イベントを選択し、「編集時」に実行するように設定します。

エラー処理と改善：より堅牢なシステムへ

GASのスクリプトは、エラーが発生する可能性があります。たとえば、スプレッドシートのデータ形式が正しくない場合や、GoogleカレンダーAPIの制限に達した場合などです。エラーが発生した場合に、適切なエラーメッセージを表示したり、エラーログを記録したりする処理を追加することで、より堅牢なシステムを構築できます。

また、スクリプトの実行時間を短縮したり、処理効率を改善したりすることも重要です。たとえば、スプレッドシートのデータをまとめて読み込んだり、GoogleカレンダーAPIのバッチ処理を利用したりすることで、パフォーマンスを向上させることができます。

参考リンク

• Google Apps Script | Google Developers
• CalendarApp | Apps Script | Google Developers
• SpreadsheetApp | Apps Script | Google Developers
• MailApp | Apps Script | Google Developers

まとめ

GASを使うことで、複数人のスケジュール管理を効率化できます。スプレッドシートでデータを管理し、GASのスクリプトでGoogleカレンダーに予定を登録し、参加者にメールで通知することで、煩雑なスケジュール調整作業を自動化できます。

ぜひGASを活用して、あなたのチームのスケジュール管理をよりスマートにしてください。